Настройка за програма "1С: Счетоводна версия 7.7" за автоматизация на счетоводната отчетност на храните в заведенията за обществено хранене.
Основни опции за персонализиране:
1. Осчетоводяване на хранителни продукти с първични документи и тяхното заплащане.
2. Въз основа на транзакциите, извършени в дневника за публикуване на продукти, могат да се генерират следните отчетни документи:
- отчет за склада на продуктите за посочения период;
- регистър за получаване на отделно избран продукт по дати и по фактури;
- регистър за получаване на продукти от конкретен доставчик;
- дългове към доставчици в контекста на документи.
3. Съставяне на калкулационни и технологични карти на ястия с посочване на количеството използвани хранителни продукти (цената и количеството се генерират автоматично, ако в склада има продукти). Калкулационните карти се съхраняват в дневника за бизнес транзакции под формата на документи.
4. Съставяне на план-меню за деня и разпечатване на план-меню за кухнята с изчисление на всички изброени ястия, с едновременно формиране на изисквания за склада на продуктите, като се посочва списъкът и количеството на необходимите продукти. При запазване на плана на менюто в дневника за стопански операции се формират транзакции за отписване на хранителни продукти, похарчени за приготвянето на изброените ястия. При липса или недостатъчно количество на определен продукт, програмата показва предупредително съобщение и предлага незабавна промяна на разчета за разходите на ястието.
5. След съставяне и формиране на план-менюто за деня, можете да отпечатате план-менюто, изискването за склада, менюто за деня.
6. Възможно е отписването на хранителни продукти, без да се прави план за менюто за деня. За това се генерира документ „Потребление на продукта“.
Дадената версия на програмата е предназначена за конфигурацията "Опростена система за данъчно облагане, ревизия 1.3, базирана на платформата" 1С: Предприятие 7.7 ". Към днешна дата съществуват десетина разновидности на тази програма за различни заведения за обществено хранене.
Тази настройка е предназначена за предприятия за обществено хранене, които използват в своя асортимент не повече от 150 продукта и не повече от 100 ястия, което е характерно за детските здравни лагери, училища, болници.
За разлика от добре познатите кетъринг програми, предложената настройка "Меню-77" е интегрирана в типична счетоводна програма, лесна е за научаване и експлоатация и не създава проблеми при актуализиране на изданието на типична програма.
Всички счетоводни записи, генерирани от документите на тази настройка, участват във формирането на счетоводни и данъчни отчети.
Всички бизнес сделки, които не са свързани с храните, се записват със стандартни документи с типична конфигурация. Ако въведете данни за съдържание на калории, съдържание на мазнини, протеини и въглехидрати в директорията "Продукти", тогава е лесно да автоматизирате изчисляването на тези параметри в ястията, когато формирате изчислителна карта или план на менюто.
Съществува и настройка за конфигурацията „Счетоводство, издание 4.5“ с асортимент от продукти над 500 и асортимент от ястия над 300. При това развитие се осъществява инвентарен контрол на продуктите с движението на продукти между склад, кухня и бар, като се използват няколко мерни единици. Картите за разход имат допълнителни параметри като „Тип гореща обработка“, „Фактор на обработка“, „Сезонен фактор“. Използват се и сложни карти за ценообразуване с включени ястия, за които има свои собствени карти за ценообразуване. Основните принципи на програмата са същите, както са описани в описанието на тази настройка.

Автоматизацията на социалните и работни процеси се увеличава всеки ден. Заведенията за обществено хранене също не стоят настрана, това е особено забележимо, когато се гледа работата на активно развиващите се частни вериги за бързо хранене и столовете на големите предприятия.

Спецификата на производството и достатъчният размер на средствата, предназначени за рационализиране на работата на персонала, са решаващи при идеята за намаляване на загубите на време на персонала и постигане на високи стандарти за обслужване на клиентите.

Защо е необходима автоматизация

Автоматизацията на някое от заведенията, било то столова или ще помогне за решаването на няколко вечни проблема на общественото хранене:

• улесняване на работата на персонала;
• минимизиране броя на грешките при прехвърляне на поръчки;
• потискане на по-голямата част от злоупотребата с персонала;
• точно записване на всички баланси в бара, кухнята и складовете в реално време без постоянни ревизии;
• получаване на пълна записана информация за управление на институцията и коригиране на нейния персонал и ценова политика;
• координация на работата на всеки член на екипа.

Но най-важното условие както за столовите (училищни и фабрични), така и за заведенията за бързо хранене е скоростта на обслужване на клиентите, защото именно тази стойност определя производителността и в крайна сметка печалбата на компанията.

В случай на столове, това е също така висококачествена и безотказна система за работа с талони за храна, изчисляваща необходимите субсидии и специални ястия. Естествено, огромна отговорност пада върху плещите на счетоводния отдел и кой, ако не тя, е най-печеливш от автоматизацията на производството.

Характеристики на автоматизацията при използването на технологии и софтуер

Пълноценна комплексна автоматизация не може да си представим без широка гама от електронно търговско оборудване, като:

• сервизни печатни принтери - надеждни минипринтери, предназначени за незабавен печат на разписки и поръчки;
• фискални регистри, предназначени да издават проверки с разширена информация;
  програмируеми клавиатури с висока функционалност до 70 знака;
  сензорни екрани;
• четци за баркод и магнитни карти;
• дисплеи на купувача;
• мобилни терминали, базирани на Pocket PC.

Разширен терминал - работното място на касиера в столове и заведения за бързо хранене се състои от до пет модула (монитор на касата, специализирана клавиатура с четец на магнитни карти, фискален регистратор и чекмедже), свързани в обща система, чийто център е системна единица.

Програми за автоматизация на заведенията за обществено хранене

Плакатът е ефективно решение за кафенета, ресторанти, кръчми и заведения за бързо хранене. Работата с това приложение е лесна и приятна, а обучението ще отнеме само 15 минути!

Искате ли да изготвите данъчни и счетоводни отчети за ресторант в една програма и да опростите максимално тези процеси? Инсталирайте софтуера, предназначен точно за това! Разгледайте ни, ние ще ви кажем името

Търсите модерна и достъпна система за автоматизиране на вашия ресторант, но нямате късмет? Не се отчайвайте, ние можем да помогнем!

Искате ли да подобрите и автоматизирате максимално работата на ресторанта си, но да се изгубите в разнообразието от програми и помощни програми? Посетете нашия уебсайт, ние ще ви помогнем да направите правилния избор

Автоматизация на процесите в заведенията за обществено хранене

Въпреки че на много начинаещи ресторантьори изглежда, че сладката усмивка на сервитьорка и бележник в ръцете й е достатъчна за грандиозната работа на заведението им, всъщност това е жестока заблуда, която струва много от изгорелия им бизнес. Съвременните заведения са насочени към постигане на резултати - големи печалби и използват най-различни методи за това: отличен уютен дизайн, кухня с качествено, вкусно меню, широка реклама, добре обучени и общителни сервитьори и, разбира се, най-модерните средства за свързване на всичко това. ... Именно тази функция осъществява пълната автоматизация на процеса на комуникация с клиента и персонала на институцията.

Техниката в работата на сервитьор позволява:

• създайте пълна мрежа от поръчки за всички маси, като вземете предвид всеки отделен гост - това означава, че никое ястие няма да обърка собственика си;
• да прегрупира гостите - да раздава маси с усмивка, без да тича с уточнения след други сервитьори;
• автоматично прехвърля поръчки в бара и в кухнята - няма повече забравени ястия и изгубени листа;
• проследете времето за изпълнение на поръчката - за да получите незабавен отговор на всеки въпрос на клиента, без да губите време за пътуване до кухнята и обратно;
• отпечатайте предварителните и окончателните фактури и, разбира се, фискалната разписка;
• контролирайте няколко стаи и бар с по-малък брой сервитьори, тъй като намаляването на пътуванията с поръчки до кухнята или за проверка до бара ще спести време и енергия;
• водят записи на почасовите услуги (сауни, боулинг) в съответствие с техните тарифи.

Техниката в работата на администратора е:

• автоматично отчитане на салда и разходи на технологични карти в реално време, което ще помогне да се избегне проблемът с внезапното изчерпване на продуктите;
• опростяване на работата с доставчици за поръчки и сетълменти;
• отчитане на приходите с незабавно приспадане на всички необходими разходи;
• изчисляване на отстъпка;
• пълно представяне на текущата ситуация в ресторанта с отчет на маси, текущи приходи, отмяна на поръчки;
• формиране на ежедневни и седмични отчети за счетоводство и превеждането им, ако е необходимо, в 1С с последващ печат.

Трудности при внедряването на автоматизация

Колкото и да е странно, трудностите при въвеждането на нови методи на работа не са изобщо технически проблеми, а човешка инерция.

Отстрани на главата:

• неподготвеност за нови промени или желание да се въведе системата наполовина, като се избягват големи разходи;
• невъзможност да се заинтересуват основните подразделения в автоматизацията под формата на счетоводство или ИТ отдел;
• прекомерна вяра в надценени обещания на продавачи на оборудване, които са готови да предложат планини злато и непреодолими успехи в отговор на желания подпис да започнат работа;
• текучеството на персонал сред ръководството в средата на процеса на преструктуриране.

Ръководител:

• липса на ясен работен план;
• занижаване на размера на проекта или, напротив, изкуствено подуване;
• прекомерно изразходване на време и пари на предприятието.

Персонал:

• липса на мотивация на служителите и умишлена саботаж в случай на загуба на леви източници на доходи;
• липса на обучение на персонала или безпроблемно прилагане на системата, което води до непредвидени смущения;
• некомпетентност в съвременните технологии и нежелание на служителите да учат.

Плюсове и минуси на автоматизацията до ключ

Предимствата на решенията до ключ за предприятия с голям персонал, сложна система за фактуриране и голям трафик на клиентите са очевидни:

• Разработване на софтуер, който отчита личните доходи и разходи по отношение на всички служители на предприятието, които се хранят в столовата, с изчисляването на сложни системи за идентификация с обвързване на взаимните сетълменти с лична сметка, с изпращане на данни до общата счетоводна система на предприятието, което прави окончателното плащане със служителя, като се извади разходи за храна от заплати. Системата се усложнява, ако компанията има субсидии или вътрешен заем, както и необходимостта да се вземе предвид възможността за плащане с пари в брой или кредитни карти. Не е изненадващо, че при създаването на такива програми със сила, да речем, от фабричния ИТ отдел, са възможни постоянни проблеми, които изискват продължително смилане.
• Официален лиценз за използване на софтуера.
• Професионално сглобяване и настройка на оборудване от специалисти на компанията.
• Висококачествено обучение на всички служители на предприятието по нови технологии.

Недостатъците на автоматизацията на производството включват високите разходи за оборудване, софтуер и инсталационни работи.

Използване на счетоводни програми в кетъринга - това е спешна нужда. Изпълнение специален софтуер в заведение за обществено хранене ви позволява да увеличите печалбите с около 30%. В същото време периодът на изплащане на програмите за изчисляване на кетъринга рядко надвишава три месеца. Трябва да се разбере, че заведенията за обществено хранене могат да се различават по редица параметри. Размерът на сградата, работното време, концепцията, списъкът на услугите - всичко това трябва да се има предвид.

В институцията има постоянно многопосочно движение на пари и продукти. Много е важно това движение да се проследява с помощта на система за наблюдение и счетоводство. Автоматизацията ще ви помогне да балансирате дебита с кредита и да разберете колко вашата институция печели или губи. Това ще ви позволи ефективно да управлявате бизнеса си, да ускорите процеса на обслужване и да намалите възможността за злоупотреба от персонала (предимно кражба).

Как работят тези системи?

За ефективна работа необходимо е да се контролира движението на всеки продукт на определен сайт. За тази цел, както и за изчисляване на себестойността и цената на готовата продукция, се съставят калкулационни карти, които се основават на данни за доставката на суровини и технологични карти. Последните описват технологията за приготвяне на полуфабрикати и ястия, както и нормите за полагане на суровини. По закон всяка промяна в стойностите на отметките и в цената на суровините трябва да бъде отразена в разходната таблица.

Как се правеше преди това? За всеки обект беше създадена отделна карта. В резултат на това имаше няколкостотин от тях. За да се състави елементарен отчет, беше необходимо да се подреди всичко и да се извърши огромен брой аритметични операции. Ясно е, че счетоводителите смятат подобен труд за тежък труд. Но още по-трудно е да се контролира кухнята. Дори когато се използва най-простият метод - сравняване на действителните салда на стоки на всеки обект с изчислените, беше необходимо да се изчисли количеството на използваните продукти.

Но това не е всичко. Счетоводното отчитане на парите също се изисква за оперативно управление. За да определите рентабилността на едно предприятие, за да откриете слабости в икономиката, трябва да знаете производствените разходи, част от които са разходите за закупуване на суровини. Съгласете се, че извършването на такива изчисления на калкулатор е повече от трудно.

Днес успехът до голяма степен се определя от страхотно обслужване и ефективна работа на персонала.Комбинацията от скорост и качество се превърна в реалност с възможности за автоматизация. За успешна работа собственикът трябва да има ясна представа кой е редовен в заведението си, какви ястия и напитки предпочитат клиентите, какви непопулярни ястия трябва да бъдат изключени от менюто, кой ден от седмицата е пикът на посещенията и кога е спокоен, кой от сервитьорите предпочитат посетителите и много други. Практически е невъзможно да се извърши ръчно анализът на дейностите на ресторанта по такъв брой параметри. Освен това има остри въпроси на счетоводството и оперативното счетоводство за продажбата и производството на ястия. Счетоводното отчитане на приготвянето на ястията и тяхното изпълнение е необходимо във всички заведения за обществено хранене: в ресторанти и в заведения за бързо хранене, и в столове, и в кафенета, и в бюфети, в барове и готварство.

В компютърните системи складово счетоводствоформулярите за въвеждане на данни са възможно най-близки до оригиналните документи. Те могат да бъдат избрани от подходящите речници (стоки, мерни единици, места за съхранение, кореспонденти), като просто натиснете няколко клавиша. Освен това данните могат да се въвеждат с помощта на скенери за баркод.

Автоматизацията ви позволява да поддържате инвентар и между отделите на заведение за обществено хранене. Компютърът записва документ за вътрешното движение на стоки, които се отписват в отдела-източник и се получават от получателя. Базата данни съхранява както електронни копия на рецепти, така и историята на техните промени. Следователно можете да проследите динамиката на промените в набора от суровини и неговите разходи и да получите пълна картина на кухнята за секунди.

Производствен процес и пускане на готова продукция отразени в листове за вземане или фактури. Чрез тяхната обработка компютърът записва потреблението на суровини, необходими за получаване на продукти, пристигането на готови продукти и изчислява себестойността. Документи за консумацията на ястия също могат да се генерират автоматично - за това касовият апарат и складовият компютър трябва да бъдат свързани в една мрежа. В резултат на това всички данни за приготвените ястия (включително приходите) се въвеждат от сервитьори и касиери.

В края на работния ден информацията от касата отива в компютърната база данни. На тяхна основа се формират документи за консумацията на ястия и се изгражда цялата последваща документация: товарителници, актове за отписване на продукти от производството и др. След това тези документи се прехвърлят в други системи, например в счетоводството, където се поддържа собствено синтетично отчитане на паричните суми.

Въз основа на данните за движението на стоки се съставят изчислени салда за всяко подразделение и се извършва инвентаризация за контрол. Действителните баланси се въвеждат в компютъра с помощта на скенер за баркод и след тази проста операция веднага се появява резултатът: сумата и сумата"Излишък" и "недостиг".

Предимства и недостатъци

Сега в повечето заведения за обществено хранене всички счетоводни системи са автоматизирани. Проблемът обаче избор на конкретен доставчик на системи за автоматизация има както съществуващи представители на бизнеса, така и новодошли. Трудна ситуация се разви с многобройните системи за контрол в общественото хранене. Изглежда, че има много доставчици на такова оборудване, но малко доволни клиенти.

Сега на пазара на софтуерни продукти има около 20 системи за автоматизация на счетоводството и контрола. Няколко руски разработчици заемат водеща позиция на този пазар. Сред тях най-известен е софтуерният продукт R-Keeper, разработен от UCS. Тази компания беше първата, която предложи своята система за автоматизация на ресторантите. Той е по-евтин от западните и е адаптиран към руската бизнес среда.

Цени и ниво на качество на системите за автоматизация изключително разнородни. Съществуват относително евтини системи, а има и много скъпи, предназначени да управляват цяла мрежа от заведения. Съществуват и системи за автоматизация, които въпреки високата си цена не са способни на много.

Това е главно защото програмите се разработват от специалисти, които практически не са изучавали характеристиките на този вид бизнес. Програмистът създава определен алгоритъм, който е предназначен за перфектна автоматизация на всички процеси. Но ако за програмист винаги е 2 + 2 \u003d 4, то в общественото хранене това не винаги е така. Следователно автоматизацията трябва да се извършва, като се използва не само функционална, но и гъвкава система. Това е едно от важните изисквания при избора му.

Друг проблем със системите за автоматизация е проблем с обслужването ... От това страдат най-много единични точки или малки мрежи със скромен бюджет. Като правило начинаещите предприемачи избират добре познати системи, които са широко достъпни на пазара. В същото време те малко обмислят какъв вид проблеми с услугите от компаниите доставчици ще трябва да срещнат. В края на краищата големите доставчици на системи за автоматизация нямат време и не е изгодно да „потънете“ в обслужването на малки точки. Те обслужват такива клиенти небрежно и бавно. А неизправностите във всяка система за автоматизация са норма. Следователно големите търговски компании имат огромни опашки за обслужване. Трябва да чакате специалист седмици, а понякога и месеци. По този начин, когато избира система за автоматизация за своето предприятие, собственикът трябва преди всичко да има ясна представа какво очаква от нея, какво точно иска да получи.

Трябва също така да се внимава избраната система да не ограничава развитието на ресторантьорския му бизнес в бъдеще. Тъй като перспективите на всяко предприятие могат да надраснат възможностите на програмата за автоматизация и тя ще трябва да бъде заменена или модернизирана. И това ще изисква не само финансови разходи, но и емоционални и психологически. Тъй като за счетоводния отдел и други служители преходът към нова система за автоматизация е еквивалентен на преместване в друга държава, с нови правила, закони и изисквания.

Водещи системи за автоматизация в страната

R-Keeper

R-Keeper е лидер на пазара в системите за автоматизация на кетъринга. Разработчик на тази система е UCS. Той присъства на пазара за автоматизация от 1992 г.

Основните му софтуерни продукти:

Доставката е система за управление на доставката на завършен продукт.

TimeKeeper е система за планиране и отчитане на работното време на служителите.

R-Keeper StoreHouse е система за складово счетоводство.

R-Keeper е система за автоматизация на ресторанти.

"Вълшебен ресторант"

Системата за автоматизация Magic-Restaurant се появи на пазара през 1996 година. Разработчик на системата е компанията "IVS". Днес над 700 предприятия за обществено хранене в Украйна и Русия работят по тази система.

TillyPad

Тази система за автоматизация на ресторантите е пусната на пазара през 1998 година. TillyPad XL е система от ново поколение, която работи в ресторантьорството от 2008 г. Целта му е да контролира дейността на мрежовите заведения. Хиляди заведения за обществено хранене в Русия и страните от ОНД работят с тази система за автоматизация. Основният офис на компанията се намира в Санкт Петербург. Компанията има и представителство в Москва. Регионални и дилърски центрове за внедряване са представени в цяла Русия.

"Експерт"

Разработчик на системата "Експерт" е компанията "AVERS technology". Системата за автоматизация на ресторанти "Експерт" е на пазара от 2001 година.

"RST"

Той се появи на пазара на ресторантьорски бизнес през 2002 година. Основните продукти на системата за автоматизация RST:

"RST: Magnat" - за мрежови предприятия.

"RST: Възстановител".

Тази система е инсталирана в повече от 2000 заведения за обществено хранене.

Z-Cash

Разработчик на системата за автоматизация Z-Cash е Z-Lab Tech. Това е сравнително млад продукт, който е предназначен само за ресторанти. Тази система за автоматизация се основава на интранет технологии. Изисква тримесечна лицензионна такса.

Най-близки конкуренти за внос

FIT компания(France Informatique & Technologie) обяви пускането на системата LEO на руския пазар. Това е популярна френска система за автоматизация на ресторантския бизнес, решение за мобилни терминали на Orderman.

Тази система за автоматизация е създадена за професионалисти в ресторантьорския бизнес. Автоматизираната система за управление на обслужването на клиенти на LEO може да се използва за автоматизация: тематични ресторанти, традиционни ресторанти, кафенета, столове и други заведения за обществено хранене. Основното му предимство пред останалите чужди системи обаче е приспособяването му към руските реалности при правене на бизнес.

Друг внесен продукт, на който местните бизнесмени трябва да обърнат внимание, е Berg - счетоводна система за бутилиране на алкохол в ресторанти и барове.Компанията Berg(САЩ) е производител на автоматизирани системи, който е световен лидер в тази област от 30 години. Продуктите на Berg Company са представени в 67 страни по света и се използват от такива световни марки като Hilton, Marriot, Hard Rock Café, Alfredo's и др.

Системите за контрол на бутилирането са предназначени предимно за борба с кражбите в барове и са насочени към увеличаване на печалбата на собственика на заведението. Има статистика: 30% от приходите от алкохол не достигат до касата, една пета от напитката, която поръчате в бара, е открадната от бармана, а в 50% от случаите бирата в чашата ви е смес от прясна и с изтекъл срок на годност, или по-евтин сорт. Предимството на системата Berg пред другите внесени аналози е пълната й интеграция с водещата руска система R-Keeper.

Автоматизация на заведенията за хранене на всяко ниво изисква собственикът му да е запознат с всички нови продукти на такива системи. В крайна сметка пазарът за този бизнес не стои неподвижен. Често се случва позната система бързо да остарее и вече да не се справя с нови задачи. Затова е по-добре винаги да гледаме напред и, ако е възможно, да приемаме системата „за растеж“, която предполага постоянна модернизация и предлага редовни актуализации.

Владислав Пермин, специално заEquipnet. ru